Arbeitswelt im Wandel - Pharma-Kongress Fallstudie Forschungsgebäude Merck Biopharma

Jedes Jahr stehen bei der Pharmatechnik-Konferenz Bau- und Umbauprojekte im Mittelpunkt, die Betreiber praxisnah für Betreiber vorstellen. Zentrales Thema des Vortrags von Herrn Dr. Maier war die Konzeption, Planung, Entwicklung bis zur Umsetzung und zum Bezug des neuen Forschungsgebäudes (D50) bei Merck Biopharma in Darmstadt.

Die Ausgangssituation: 2010 wurde bereits ein Merck Forschungszentrum erfolgreich in Betrieb genommen. Die Idee war nun, ein neues Gebäude-Konzepte für den künftigen Forschungscampus zu entwickeln, der die veränderten Herausforderungen in der Arbeitswelt berücksichtigt. Die Frage dabei war: Welche Themen und Entwicklungen betreff en uns bei Merck?
Die relevanten Themen spiegelten sich gut in den Titeln der Mitarbeiterzeitschrift:

• "Hallo Kollege": warum wir Zusammenarbeit neu denken müssen
• "Ein Team - viele Typen: Wie wird aus Einzelkämpfern ein Team?
• "Team-Technik: Gestern, heute, übermorgen": wie arbeiten wir in Zukunft zusammen?
• "Weg mit den Hierarchien - was ist dran am Hype?": Wie lebt es sich ohne Hierarchien? Wie miteinander umgehen? Delegieren und Prüfen oder Laborleiter als Teammitglied - neue Rollendefinitionen
• "Lieber Klopfen als Anrufen": Vertrauensbasis im persönlichen Gespräch auch privates Wohlbefinden ist wichtig.

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Ziele des neuen Gebäudes

• Kooperierende Forschungseinheiten werden in einem Gebäude vereint
• Kommunikationsprozesse werden verbessert, innovatives Arbeitsumfeld wird geschaffen
• Arbeitsprozesse werden gefördert und unterstützt
• Organisatorische und hierarchische Barrieren werden abgebaut
• Veränderungen in organisatorischen und personellen Aspekten lassen sich flexibel abbilden
• Qualitative Steigerung der Flächenwirtschaftlichkeit wird angestrebt, d.h. die Fläche wird optimal für alle Mitarbeiter zur Verfügung gestellt
• Die Mitarbeiterzufriedenheit wird gesteigert

Fazit der Bedarfsanalyse: Kommunikation rückt in den Mittelpunkt

Dies zeigt sich auch in der Gebäudeanordnung. In der Mitte zwischen den Laborbereichen rechts und links liegt immer der verbindende Kommunikationsbereich. Alle Mitarbeiter (vom Azubi bis zum Senior Chef) haben ihre Arbeitsplätze in den Büro- und Kommunikationsbereichen.

Das mulit-space Konzept - ein vielfältiges Arbeitsplatzangebot

Mit einem mulit-space Konzept wurden standardisierte Bausteine für unterschiedliche Kommunikationszwecke implementiert, um ein off en transparentes Bürokonzept für alle Nutzergruppen zu ermöglichen. Die Bereiche Meeting, Café, Drucker Point gehören hier z.B. in die Kategorie laut/öffentlich, während die Phone Boxes, Projekträume, ThinkTank der Kategorie leise/konzentriert zugeordnet sind. In der Mitte liegt im Bereich laut/ öffentlich z.B. das in heller und angenehmer Atmosphäre gehaltene Café, das als Treff punkt für sozialen und wissenschaftlichen Austausch genutzt wird.

Meeting- und moderne Team-Technik unterstützt die Kommunikation

Die kombinierbaren Räume lassen sich der Gruppengröße anpassen. Sie gewähren durch schalldämmende Ausführung akustische Vertraulichkeit. Rollos ermöglichen bei Bedarf auch optische Vertraulichkeit. Die Räume können über ein elektronisches Buchungssystem belegt werden und sind mit modernster Medientechnik ausgestattet - vom Smartboard, Whiteboard bis hin zu modernster Technik für Tele- und Videokonferenzen.

Laborbereich: unterschiedliche Anforderungen - ein Grundkonzept

Angestrebter Standard ist das offene Labor. Die Notwendigkeit von Abtrennungen leitet sich von an klimatischen Bedingungen, Beleuchtung, Lärm etc. ab. Aber es gilt das Leitmotiv: Unterschiedliche organisatorische Zughörigkeit rechtfertigt keine räumliche Abtrennung.

Planung, Realisierung, Inbetriebnahme

Übergeordnet war während der gesamten Projektlaufzeit das sog. "Steering Committee" zuständig - der Lenkungsausschuss als Entscheidungsgremium. Weitere wichtige Beteiligte waren ein "Nutzerteam" bestehend aus Mitarbeitenden und ein verantwortliches "Technisches Projektteam", das sich aus einem internen und einem externen Team zusammensetzte. Außerdem gab es von Beginn an eine intensive Einbindung von Beratungsleistungen, u.a. für Raumklima, Büro- und Kommunikationsplanung, Innenarchitektur, Informationsdesign, Fassadenplanung, Visualisierung und Rendering.

Neben dem Rahmenterminplan für bauliche und technische Maßnahmen gab es parallel einen eigenen Plan für Veränderungsmanagement und Akzeptanz mit einer eigenen Roadmap. Wichtigstes Ziel dabei war, Mitarbeitende rechtzeitig zu beteiligen, zu informieren und einzubeziehen um für eine positive Akzeptanz zu sorgen.

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Bis zum Jahr 2013 wurde zunächst eine Studie zum Bedarf durchgeführt, danach ging es bis 2014 in den Vorentwurf und in die Entwurfsplanung. Zwischen 2014 und Mitte 2016 wurde an der Ausführungsplanung und der Vergabe mit Freimachung des Baufelds und Erstellung des Rohbaus gearbeitet. Zur frühzeitigen Vermittlung realitätsnaher Eindrücke gab es zu Beginn des Rohbaus 2015 für Mitarbeitende und Interessierte einen internationalen R&D Day, an dem über Virtual Reality in 3-D Technik ein Rundgang durch die Laboretage für die Besucher möglich wurde. Danach wurden sog. "Move- Teams" etabliert, die als Multiplikatoren aktiv im Unternehmen die Aufgabe der Information aller Mitarbeitenden übernommen hat.

Beginn Ausbau

Der Ausbau startete schließlich Mitte 2016. Fertig gestellt und in Betrieb genommen wurde das Gebäude Ende 2017. Im Zuge des Veränderungsmanagements fanden bereits ab dem Baubeginn immer wieder Führungen für alle Mitarbeitenden statt, um über den aktuellen Stand der Baumaßnahmen vor Ort zu informieren.

Während der Baumaßnahmen gab es z.B. auch eine Büroplanung am Modell. Neben der Mitarbeiter- und Betriebsratsinformation gab es auch einen Workshop Bürokonzept. Hier wurden zusammen mit den Mitarbeitenden die Potentiale und Grenzen der Büround Kommunikationsbereiche erarbeitet.

Ende 2016 wurde ein grober Belegungsplan zur Verteilung der Mitarbeitenden auf die Etagen erstellt, der 2017 in einen Feinbelegungsplan zur konkreten Belegung der Arbeitsplätze überging.

Für die erhöhte Akzeptanz gab es 2017 sog. "Mustertage, die unter dem Motto "Look and feel" den Mitarbeitenden die Möglichkeit zur Orientierung im Gebäude erlaubte. Wichtig war, dass die Mitarbeitenden ein Gefühl für den eigenen neuen Arbeitsplatz bekommen.

In einem großen Sommerfest 2017 wurden neben den Mitarbeitenden auch die Angehörigen und diverse Gäste einbezogen, bevor Ende des Jahres dann die Umsetzung des konkreten Umzugsplans erfolgte. Wichtig war zum Ende der Baumaßnahmen der schrittweise Gebäudebezug und die reibungsarme Inbetriebnahme und Eingewöhnung der Mitarbeiter.

 

Autor:
Annette Dehmel-Feuerhelm
... arbeitet beim gemeinnützigen Bildungsträger BBQ Berufliche Bildung gGmbH und ist als externe Betriebliche Sozialberaterin vor Ort in mehreren Unternehmen in Baden-Württemberg im Einsatz.