CAPA - Sieben Schritte zu einem wirksamen Prozess

Ein solides CAPA-Programm (Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen) kann ein wirkungsvolles Instrument sein, um die Produktqualität zu verbessern, die Produktion zu rationalisieren und die regulatorische Compliance sicherzustellen. Heute lassen die CAPA-Systeme vieler pharmazeutischer Unternehmen jedoch immer noch zu wünschen übrig.

Wie der Inspection Deficiency Data Trend der britischen Arzneimittelbehörde MHRA (Medicines & Healthcare products Regulatory Agency) für 2016¹ aber zeigt, standen die meisten Mängel im Zusammenhang mit den Qualitätssystemen. Das war 2015 schon genauso. Bei 324 GMP-Inspektionen bei pharmazeutischen Produktionsstätten - 82 davon in Übersee - hatte die Behörde zahlreiche Mängel im Zusammenhang mit der Untersuchung von Vorfällen und der Umsetzung von CAPAs festgestellt.

Im Zusammenhang mit CAPAs wurden beispielsweise Abweichungsberichte mit unzureichenden Informationen zur Beschreibung der durchgeführten Untersuchungen oder zum Nachweis der vermuteten Grundursache als Mängel gemeldet. In einigen Fällen waren die CAPAs unzureichend oder es wurden überhaupt keine formalen CAPA-Prozesse durchgeführt. Häufig gab es keine Überprüfung wiederholter Abweichungen, was darauf hinweist, dass die Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen bei der Lösung des Problems versagt haben. Die MHRA stellte auch bei potenziell schwerwiegenden Vorfällen unzureichende Untersuchungen oder unzureichendes Dokumentieren im Hinblick auf die Ermittlung der Grundursache und die Umsetzung geeigneter CAPAs fest.

Unternehmen, die im GMP-Umfeld arbeiten, werden auch weiterhin von Problemen im Hinblick auf Qualitätsvorfälle geplagt werden, bis sie die erforderlichen Schritte zur Stärkung ihrer CAPA-Programme ergreifen.

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Im Rahmen eines umfassenden CAPA-Prozesses sollten die folgenden sieben Schritte sorgfältig durchgeführt werden, um Qualitätsprobleme wirksam zu untersuchen und zu korrigieren, damit ihr Wiederauftreten verhindert werden kann.

1. Identifizierung des potenziellen oder tatsächlichen Problems

Der erste Schritt bei dem Versuch, ein CAPA-Prozess umzusetzen, ist die eindeutige Definition des potenziellen oder tatsächlichen Problems und die Klärung, ob es sich um eine Nichteinhaltung oder ein Systemversagen handelt. Dafür ist eine genaue und vollständige Beschreibung der spezifischen Informationsquelle erforderlich erforderlich, die die Maßnahme eingeleitet hat. Das Problem ist detailliert zu beschreiben und die vorhandenen Nachweise für das Vorliegen des Problems sind zu nennen. Bei der Informationsquelle kann es sich sowohl um eine externe als auch eine interne Quelle handeln, wie beispielsweise eine Beschwerde eines Kunden, eine Abweichung, eine Risikobewertung oder ein internes Qualitätsaudit. Das Problem sollte knapp beschrieben werden. Die Beschreibung sollte jedoch ausreichend Informationen enthalten, damit das Problem beim Lesen leicht zu verstehen ist. Es ist auch wichtig, alle verfügbaren Informationen anzugeben, die auf das Vorliegen des Problems hindeuten - so können steigende Stillstandzeiten beispielsweise ein Nachweis für ein potenzielles Ausrüstungsproblem sein.

2. Bewertung der potenziellen Auswirkungen und des Risikoniveaus

Sobald das Problem beschrieben und dokumentiert ist, sollte es bewertet werden, um die Notwendigkeit für Maßnahmen und ihren erforderlichen Umfang zu bestimmen. Dazu zählen Bewertungen des Risikos und der Folgen, um die möglichen Auswirkungen des Problems und die tatsächlichen Risiken für das Unternehmen und die Kunden einzuschätzen.

Teil der Bewertung ist eine Erklärung, warum genau das Problem ein Problem darstellt. Hier sollte beispielsweise dargelegt werden, wie es sich möglicherweise auf Kosten, Produktqualität, Sicherheit oder Zuverlässigkeit auswirkt. Die Schwere des Problems sollte anhand des Ergebnisses dieser Bewertung der Auswirkungen beurteilt werden. Das mit dem Problem zusammenhängende Risikoniveau kann sich auf die Priorität der Maßnahmen auswirken, die ergriffen werden. So kann einem Problem, das eine ernsthafte Gefahr für die Funktion oder die Sicherheit eines Produkts darstellt, eine hohe Priorität eingeräumt werden, die sofortige Abhilfemaßnahmen erfordert.

3. Entwicklung eines Untersuchungsverfahrens

Es ist wichtig, nach der Bewertung der möglichen Auswirkungen und der mit dem Problem verbundenen Risiken ein Verfahren für die Untersuchung des Problems niederzulegen. Um sicherzustellen, dass die Untersuchung vollständig ist und nichts übersehen wird, sollte ein schriftlicher Plan mindestens die folgenden Punkte umfassen: ein Ziel für die zu ergreifende Maßnahmen; das Untersuchungsverfahren und einzuhaltende Fristen und die Verantwortlichkeiten sowie die erforderlichen Ressourcen.

Im schriftlichen Plan sollte das gewünschte Ergebnis der CAPAs einfach festgestellt werden. Der Plan sollte spezifische Anweisungen enthalten, was zur Feststellung der Mitursachen und der Hauptursachen des Problems zu unternehmen ist. Zu dem Untersuchungsverfahren muss eine umfassende Überprüfung und Analyse aller mit dem Problem zusammenhängenden Umstände gehören. Im Rahmen des Verfahrens sollten den an der Untersuchung beteiligten Mitarbeitern Verantwortlichkeiten zugewiesen werden, wobei die festgelegten Fristen zu beachten sind. Es sollte auch festgestellt und dokumentiert werden, welche weiteren Ressourcen wahrscheinlich benötigt werden.

4. Analyse des Problems unter Verwendung der verfügbaren Informationen

Mit Hilfe des neu eingeleiteten Untersuchungsverfahrens sollte die Ursache des Problems ermittelt werden. Zur Analyse gehört die Erhebung der einschlägigen Daten, die Untersuchung aller möglichen Gründe für das Problem und die Bestimmung der Grundursache unter Verwendung aller verfügbaren Informationen.

Der Hersteller sollte eine Liste aller möglichen Gründe erstellen und diese als Grundlage für die Erhebung der einschlägigen Informationen, Testdaten usw. heranziehen. Die Ergebnisse der Datenerhebung - zu denen auch eine Kombination aus Testdaten und/oder der Überprüfung der Aufzeichnungen zählen kann - sollten dokumentiert und geordnet werden. Die sich daraus ergebende Dokumentation sollte auf alle vorher ermittelten möglichen Ursachen eingehen, da sie zur Ermittlung der Grundursache des Problems herangezogen wird. Es gibt viele Instrumente, die für die Ermittlung der Grundursachen verwendet werden können, wie die Fehlermöglichkeits und -einflussanalyse (FMEA), die fünf Warum-Fragen oder die Fishbone-Diagramme. Die Ermittlung und Dokumentation der Grundursache ist wesentlich für die Bestimmung der geeigneten Korrektur- und/oder Vorbeugemaßnahmen, die zu ergreifen sind.

5. Erstellung eines Maßnahmenplans unter Nutzung der Analyse

Mit Hilfe der Analyseergebnisse sollte ein Maßnahmenplan erstellt werden, um das Problem zu korrigieren und/ oder seinem Auftreten vorzubeugen. Ein CAPA-Maßnahmenplan sollte mindestens Folgendes enthalten: zu erledigende Aufgaben; Änderungen an Dokumenten, Spezifikationen, Prozessen usw.; das für jede Aufgabe zuständige Personal; Mitarbeiterschulungen und das Datum des erwarteten Abschlusses der Maßnahmen.

Der Hersteller sollte in dem Maßnahmenplan alle Dokumente auflisten, die geändert werden und die erwarteten Änderungen allgemein beschreiben. Sind an Prozessen, Verfahren oder Systemen Änderungen vorzunehmen, sollten diese ausreichend detailliert beschrieben werden, so dass eindeutig verstanden wird, was zu tun ist. Das erwartete Ergebnis der Änderungen sollte beschrieben werden. Die Schulung der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Teil jeder Änderung und muss folglich auch Teil des Maßnahmenplans sein.

6. Umsetzung und Dokumentation der Aufgaben des Maßnahmenplans

Sobald eine CAPA-Maßnahmenplan geschrieben und für die Umsetzung bereit ist, sollten die in dem Plan aufgeführten und beschriebenen erforderlichen Aufgaben eingeleitet, abgeschlossen und dokumentiert werden. Die Wichtigkeit der richtigen Dokumentation im Rahmen der Umsetzung des Maßnahmenplans kann nicht ausreichend betont werden.

Als Zusammenfassung der Umsetzung sollten alle Tätigkeiten aufgelistet werden, die durchgeführt wurden, da sie im Maßnahmenplan gefordert sind. Dadurch entsteht eine vollständige Aufzeichnung der Maßnahmen, die ergriff en wurden, um das Problem zu beheben und sein Wiederauftreten zu verhindern. Dazu zählen neben weiteren wichtigen Informationen Änderungen, vorbeugende Maßnahmen, Prozesskontrollen und Schulungen. Es sollten alle geänderten Dokumente und/oder sonstigen Spezifikationen aufgeführt werden und die betroffenen Mitarbeiter und Abteilungen sollten über alle Änderungen informiert werden. Typischerweise wird die Dokumentation einem abschließenden, gedruckten Bericht über die ergriffenen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen als Anhang beigefügt, um eine Überprüfung der Änderungen zu erleichtern.

7. Überprüfung des Abschlusses und der Wirksamkeit der Maßnahmen

Ein wesentlicher Teil des CAPA-Prozesses ist eine gründliche Bewertung der ergriffenen Maßnahmen nach der Durchführung des Plans. Es gibt zwei wichtige Aufgaben im Rahmen dieses Follow-up: überprüfen, ob alle Aufgaben abgeschlossen wurden und sicherstellen, dass sie wirksam waren.

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Die Umsetzung und der Abschluss aller Änderungen, Kontrollen, Schulungen usw. sollten überprüft und der Nachweis für den Abschluss dieser Maßnahmen dokumentiert werden. Darüber hinaus sollte bei der Überprüfung der Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen eine umfassende Bewertung durchgeführt werden, um Folgendes sicherzustellen: die Grundursache des Problems wurde behoben; alle sich daraus ergebenden sekundären Probleme wurden behoben; es wurden geeignete Kontrollen eingerichtet; es findet ein geeignetes Monitoring statt und alle nachteiligen Auswirkungen der ergriffenen Maßnahmen wurden behoben. Diese Untersuchung und ihre Ergebnisse sollten dokumentiert werden.

Schlussfolgerung

Ein wirksamer CAPA-Prozess kann für regulierte Unternehmen auf der ganzen Welt Hilfestellung bieten, um Probleme in einem Qualitätssystem festzustellen und zu beheben und ihr erneutes Auftreten zu verhindern. Damit man heute die Anforderungen risikobasierter CAPAs erfüllt, ist ein vollständiger CAPA-Prozess erforderlich - von der Identifizierung des Problems bis zum erfolgreichen Abschluss.

 

Autor:
Alex Butler
... ist Medical Device Product Manager bei MasterControl.

 

Fußnoten:
¹ MHRA GMP Inspection Deficiency Data Trend 2016, aktualisiert am 18. April 2017 unter: https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/609030/MHRA_GMP_Inspection_Deficiency_Data_Trend_2016.pdf