Wissen im Unternehmen managen

Wissensmanagement^1,2 hat eine große Zukunft vor sich. Im Gegensatz zu anderen Produktionsfaktoren vermehrt sich Wissen durch den Gebrauch. Wissensmanagement kann eingesetzt werden, um Wissen optimal zu nutzen, weiterzuentwickeln und in neue Produkte, Prozesse und Geschäftsfelder umzusetzen. Vorhandene Qualitätsmanagementsysteme wie in der pharmazeutischen Industrie werden als Vorform eines Wissensmanagements verstanden und können als gute Ausgangsposition dienen.

Wissensbereich^2,5

Der Wissensbereich besteht aus den drei Dimensionen relevante Daten, relevante Informationen und relevantes Wissen. Die relevanten Daten sind der Grundbaustein von Informationen. Relevante Informationen werden aus Daten gebildet, die in einem bedeutungsvollen Muster angeordnet wurden. Die relevanten Informationen sind dokumentierbar und entpersonifiziert. Aus den relevanten Informationen kann relevantes Wissen entwickelt werden, welches ein Potential zum Handeln und Entscheiden schafft.

Wissen ist personengebunden und vernetzt. Wissen kann als das Resultat aus Mitarbeitern und Informationen verstanden werden, die durch persönlichen Kontakt und/oder Technologie in einem Kontext verbunden werden (vgl. Abbildung 1).

Abb 1: Wissensformel

Explizites und implizites Wissen^3,4

Wissen ist verfügbar in Abhängigkeit von Form, Zeit und Ort. Es wird in explizites und implizites Wissen unterschieden. Implizites Wissen wird als persönliches Wissen einer Person verstanden. Es ist verwurzelt in den Handlungen und Erfahrungen des Einzelnen. Es ist schwierig zu formulieren und schwer an andere Personen weiterreichbar. Explizites Wissen ist kommunizierbar und liegt in Form von Medien nicht mehr nur direkt an Personen gebunden vor. Es kann aufgenommen, übertragen und gespeichert werden.

Der Transfer von implizitem Wissen zu explizitem Wissen wird als das Grundproblem des Wissensmanagements formuliert. Wissen ist innerhalb einer Organisation von weiteren Personen nutzbar, wenn es in expliziter Form vorliegt. Eine Aufgabe des Wissensmanagements ist die organisatorische Gestaltung und Lenkung von Wissenserzeugung, welches anhand des SECI-Modells ersichtlich ist. Im SECI-Modell werden die vier Arten der Wissenserzeugung und -transformation in Sozialisation, Externalisierung, Internalisierung und Combination aufgeteilt. Bei der Sozialisation geht es um den direkten Austausch von implizitem Wissen. Dies kann durch die Beobachtung von Arbeitsvorgängen geschehen. Bei der Externalisierung steht die Verwertung des impliziten Wissens zu explizitem Wissen im Vordergrund. Das Wissen wird dokumentiert. Die Internalisierung ist gekennzeichnet durch die Aufnahme von explizitem Wissen und dessen Umwandlung in implizites Wissen. Ein typischer Vorgang hierfür ist das "Learning by doing". Die Combination umfasst die Erzeugung von explizitem Wissen durch die Kopplung von bereits verfügbarem explizitem Wissen. Das Wissen wird in anderer Form dargestellt und verfügbar gemacht.

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Ziele des Wissensmanagements^1,2,4

Wissensmanagement soll eingesetzt werden, Wissen optimal zu nutzen, weiterzuentwickeln und in neue Produkte, Prozesse und Geschäftsfelder umzusetzen. Das Wissen soll vermehrt und dadurch der Unternehmenswert gesteigert werden. Wissensmanagement bezieht Kunden, Lieferanten und externe Wissensträger mit ein. Es beinhaltet die sich im Kreislauf wiederholenden Aufgaben Wissensbeschaffung, Wissensentwicklung, Wissenstransfer, Wissensaneignung und Wissensweiterentwicklung. Der Kreislauf des Wissens ist in Abbildung 2 dargestellt.

Abb 2: Kreislauf des Wissens

Anreizsysteme im Wissensmanagement^2,4

Der erfolgreiche Aufbau und die Nutzung von Wissen können durch Organisationsstrukturen und Vergütungs- sowie Beurteilungssysteme behindert werden. Wissen kann als Macht verstanden und unter Verschluss gehalten werden. Es muss ein kultureller Wandel zu "Wissen teilen ist Macht" vollzogen werden. Arbeits- und Anreizsysteme hierfür lassen sich in extrinsische und intrinsische unterscheiden. Während die Entlohnung auf extrinsischer Motivation baut, ist für die Wissensteilung und Wissensentwicklung die intrinsische Motivation von großer Bedeutung. Durch intrinsische Motivation wie die Möglichkeit zur Selbstverwirklichung, Sinngebung und Anerkennung werden Lernprozesse gefördert. Jeder Mitarbeiter ist ein Wissensträger und kann durch individuelle Anreize motiviert werden. Individuell entwickelte Kompetenzen können auf weitere Personen übertragen werden, welche ihre Fähigkeiten weiterentwickeln sollen. Den Mitarbeitern wird klar gezeigt, dass ihre aktive Mitarbeit ihnen Vorteile bringt.  Sie vertiefen ihr bereits vorhandenes Wissen, geben es in Kursen weiter und bekommen Anerkennung. Den Mitarbeitern wird die Gelegenheit gegeben, voneinander zu lernen. Der Fortschritt des Wissensmanagements wird anhand von messbaren Zielen operationalisiert und leicht verständlich in Workshops dargelegt. Potentiale werden entfaltet, indem Teilnehmer aktiv in anspruchsvolle und interessante Projekte integriert werden, mit denen sie sich identifizieren können. Der übergreifende Wissenstransfer in Kursen führt zu einer stärkeren Interaktion und Akzeptanz untereinander.

Wissensbild und Anreizsysteme werden an den Erfolg und die Entwicklung des Unternehmens gekoppelt. Das Management muss die Strategie des Wissensmanagements mittragen. Die Aufgaben und Verantwortungen sollen festgehalten und in die GMP-Umgebung mit ihrer SOP-Landschaft eingebunden werden. Es ist ein Wissensmarkt mit Angebot und Nachfrage zu schaffen. Effiziente Prozesse und Strukturen unterstützen das Wissensmanagement.

Praktisches Beispiel anhand der pharmazeutischen Qualitätskontrolle unter GMP^1,2

Dank des hohen GMP-Niveaus, der herausragenden Prozessdokumentation und den Anleitungen in SOPs ist in der pharmazeutischen Qualitätskontrolle eine gute Basis für eine erfolgreiche Implementierung eines Wissensmanagements vorzufinden. Die Arbeits- oder Verfahrensanweisungen in den SOPs machen die Arbeitsabläufe bereits bewusst, dokumentierbar und transparent, so dass sie weitgehend unabhängig von den durchführenden Personen verfügbar sind.

Eine geeignete Auswahl an erfolgskritischen Wissensherausforderungen in der Qualitätskontrolle stellt sich wie folgt dar:

• Laborwelt:
  - Handhabung und Behebung von Problemen im Labor
  - Geringes analytisches Hintergrund- und Fachwissen
  - Betriebsblindheit
• Mitarbeiter
  - Aufbau von methodenund gerätespezifischen Fähigkeiten
  - Schwer zu kompensierender Verlust von Fähigkeiten / Wissen
  - Fluktuationsrate
• Externe Weiterbildung
  - Erworbene Fähigkeiten nachhaltig transferieren

Die Kosten zur Bewältigung dieser Herausforderungen lassen sich sehr gut über den zu leistenden Stundenaufwand bewerten. Die Evaluation erfolgt in mehreren Teilschritten. Die resultierenden Erkenntnisse werden zur Festlegung einer Strategie herangezogen. Es werden messbare Ziele abgeleitet und Verantwortlichkeiten definiert. Eine Auswahl an möglichen Schritten basierend auf jahrelanger Erfahrung ist nachfolgend zur Bewältigung der zuvor genannten Herausforderungen nicht abschließend gelistet:

• Geräteausbildung
  - Externe Kurse zur Erlernung des Handwerks
  - Interne Ausbildungskurse aufbauen
  - Teilnahme mit Inhouse-Zertifikaten
• Analytische Methoden
  - Aufbau des Hintergrundwissens
  - Lernzielkontrolle und Qualifizierungsnachweis
• Prozessverständnis
  - Methodenvalidierung, OOS / OOE / OOT etc.

Die Etablierung des Wissensmanagements lässt sich in vorbereitende und operative Schritte unterteilen. Die Vorbereitung beinhaltet die Erstellung von Kursunterlagen und Vorträgen. Die operativen Tätigkeiten umfassen die Vortragteilnahme, praktische Schulung und Schulung des Hintergrundwissens. Der Nutzen für die Laboratorien stellt sich ein durch die Reduzierung von Laboruntersuchungen, ungültigen Testansätzen, Verlust an Mitarbeitern und Wissen, Geräte- Fehlbehandlungen, fehlerhaftem Umgang mit Gerätesoftware und Projektverzögerungen. Die gewonnenen Arbeitsstunden lassen sich anderweitig verwenden.

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Kultur^1,2

in Ziel des Wissensmanagements ist es, eine Atmosphäre zu schaff en, in der die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Fähigkeiten im Sinne der strategischen Wissensziele positiv zu entwickeln. Eine hohe Gewichtung der erreichten Wissensziele bei der jährlichen Beurteilung belohnt die erbrachten Leistungen. Die Mitarbeiter werden durch die Erfolge ihrer Beiträge zunehmend motiviert. Das Prinzip der wachsenden Wissenskultur ist in Abbildung 3 dargestellt.

Abb 3: Wachsende Wissenskultur

Autor:
Dr. Lars Lueersen
Lebensmittelchemiker, eMBA in Innovationmanagement. Seit 15 Jahren in der pharmazeutischen Industrie.

Fußnoten:
¹ Lars Lueersen: Knowledge Management, PharmaLab Congress, Neuss, Deutschland, 2018
² Lars Lueersen: Entwicklung, Bewertung und Weiterführung des Knowledgemanagements, Masterthesis, eMBA INO07 BFH, 2011.
³ Nonaka, Ikujiro; Takeuchi, Hirotaka: The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press, 1995.
⁴ North, Klaus: Wissensorientierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen. Gabler Verlag, Auflage 5, 2011.
⁵ Kraus, Pavel: Knowledge Management, eMBA INO07 BFH, 2010.